電子帳簿保存法で請求書業務が地味に面倒になった話（Excel運用の場合）
電子帳簿保存法の改正以降、
「請求書をExcelで作ってメール送付しているだけ」の業務でも、
以前より明らかに気を使う場面が増えました。
ほんとはシステムを入れたいけど会社は「PDFでなんとかして～」とか言ってくる。
できてるかどうか正解もわからず何となく不安・何となく面倒。
今回は、絶望している経理のあなたに
Excelで請求書を作成・メール送付している人が実際に困りやすいポイントを整理します。
電帳法改正で、何が変わったのか（ざっくり）
電子帳簿保存法の改正により、
メールで送受信した請求書は「電子取引データ」として扱われます。
その結果、
- 電子データのまま保存する
- 後から検索できる状態にする
ことが求められるようになりました。
「送ったら終わり」ではなく、
保存と管理までが業務になった、という感覚です。
Excel運用で地味に困るポイント
保存し忘れが起きやすい
請求書を送る作業に集中していると、
- メール送付はした
- でもPDF保存を忘れていた
というケースが起こりがちです。
後日「保存されていない」ことに気づくと、
かなり焦ります。
ファイル名・保存場所がバラつく
手作業で保存していると、
- ファイル名の付け方が毎回違う
- 保存先フォルダが人によって違う
という状態になりがちです。
これでは、後から探すのが大変になります。
また奥の方のフォルダに入れようと思うとそのフォルダに保存しに行くのがめんどくさいです。
メール送付と保存が別作業でミスしやすい
Excel → PDF保存 → Outlook起動 → 添付
という流れを毎回手作業で行うと、
- 添付し忘れ
- 別のファイルを添付
- 古い請求書を送ってしまう
などのミスが起こりやすくなります。
件数や取引先が増えるほど、このリスクは高くなります。
「これで電帳法対応できてる？」という不安
一番のストレスは、
正解が分かりにくいことです。
- この保存方法で大丈夫？
- 探せる状態になってる？
- 対応漏れしていない？
明確な答えが見えないまま作業するのは、
地味にしんどいですよね。
Excelでも工夫すれば、かなり楽になる
電帳法対応というと、専用システムやクラウドサービスを想像しがちですが、今使っているExcelを少し工夫するだけでも、これらの負担はかなり減らせます。
例えば、
- PDF保存を自動化する
- ファイル名を自動で付ける
- メール添付まで一連の流れにする
といっただけでも、ミスと不安を大きく減らせます。
Excelで請求書を自動でメール添付する方法
Excelで作成した請求書を、
- ワンクリックでPDF化
- Outlookメールに自動添付
する方法については、
こちらの記事でサンプル付きで解説しています。
👉 [Excel VBAで請求書をOutlookメールに自動添付する方法]
まとめ
- 電帳法改正で「保存・管理」が重要になった
- Excel運用は手作業が多く、ミスや不安が増えやすい
- VBAで自動化すると、業務はかなり楽になる
「大げさなシステムは要らないけど、
今のやり方は正直しんどい」
そんな人にこそ、
Excelの自動化はちょうどいい選択肢です。